オンライン研修会のススメ

目次

WEB会議ツール

ここでいうオンライン研修会とは、遠隔地にいる講師と会場・参加者を、音声通話とビデオ通信で繋ぎながら、現在進行形で開催する形の研修会を指します。オンライン研修会を可能にするものを、ここでは「Web会議ツール」と呼称する事にします。

Web会議ツールとは??

Web会議ツールでは音声通話とビデオ通信だけでなく、文章の交換(テキストチャット)やパソコンの画面の共有、資料の送受信など色々なサービスを利用することができます。
Web会議ツールは、その便利さ・手軽さからビジネスの世界では早くから導入されてきました。
移動することなく時間と費用を節約しながら、海外や離れた支社・取引先とのやり取りを可能にします。昨今では在宅勤務(テレワーク、リモートワーク)の導入が進んだことで、一気に身近なものとなりました。
パソコンに内蔵されたカメラとマイク、あるいはWebカメラやヘッドセットがあれば利用できます。
スマートフォンやタブレットでも利用できるサービスも多く、遠く離れた相手との会議を比較的簡単に実現することができます。

Web会議ツールの特徴は??

ここでいうWeb会議ツールは以下の機能を有するものを指すものとします。

  • 一対一もしくは複数で、オンラインによる音声通話やビデオ通信ができること
  • 文章の交換(テキストチャット)ができること
  • パソコンの画面共有ができること
  • 会議の主宰者が簡単な操作・手順で参加者を招待できること
  • 録音、録画ができること

サービスの種類

Web会議ツールには様々な種類があり、それぞれに特徴があります。

Zoom Meeting (Zoom Video Communications,Inc)
参加者を分室に配置できる機能がある。
Cisco Webex Meeting  (シスコシステムズ合同会社)
様々な企業のWeb会議で導入されている。
Microsoft Teams (日本マイクロソフト株式会社)
Microsoft365に含まれる。
WordやExcel、PowerPointなどで共同作業が行える。
Skype (日本マイクロソフト株式会社)
ビデオ通信サービスとして利用されてきた。最大50人での会議が可能。
Google ハングアウト (グーグル合同会社)
Googleの提供するWeb会議ツール。

Zoomについて

ここでは提案するWeb会議ツールは、「Zoom Meeting(以下「Zoom」)」です。

Zoomは基本的に無料で利用することができます。いち参加者としてZoomを利用するのであれば、無料のままで問題ありません。一方で研修会や会議を主催するのであれば、有料化をおすすめします。無料版と有料版ではさまざま違いがありますが、最も大きな違いは、2人以上の場を主催する場合は40分の時間制限があるという点です。現在(2021年6月)は月額2,000円(税別)で有料化ができます。

Zoomを利用することで次のことが可能になります。 

  1. 一対一もしくは複数でオンラインによる音声通話やビデオ通信ができる。
  2. 文章の交換(テキストチャット)ができる。
  3. パソコンの画面共有ができる。
  4. 会議の主宰者が簡単な操作・手順で参加者を招待できる。
  5. 録音、録画ができる。

Zoomの特徴的な点としてブレイクアウトルーム(BOR)機能があげられます。

この機能は、参加者を任意またはランダムに分室に分けることができるものです。ブレイクアウトルーム機能は、非常に便利で色々な活用方法があります。他のWeb会議ツールでも今後実装される可能性もあります。
このブレイクアウトルームの機能を使った研修会を開催する場合、より高度な操作が必要となりますので、ここでは省略させていただきます。

オンライン研修会のメリットとデメリット

メリット

今まで依頼できなかった遠方の講師への依頼が可能となります。それは交通費や宿泊費・移動時間が、Web会議ツールを使用することで大幅に削減・節約できる点にあります。
また海外など遠く離れた講師の講義を受けることが可能になります。

デメリット

講師も参加者もひとつの会場に集まる従来型の研修会と異なり、オンライン研修会にはそれならではのデメリットがあり、注意すべきことも多くあります。全て(もしくはほとんど)の参加者が自身のパソコンやスマートフォン・タブ レットで参加する「Web会議型」の研修会で考えられる注意点は以下の通りです。

具体的な準備編

Zoomは会議や研修会の目的に応じて細かな設定を変更することが可能です。ここでは細かな設定の変更はせず、初期設定(デフォルト)の状態で研修会を開催できるような方法を案内することとします

STEP
講師への出向依頼

講師に出講依頼をする際に、Web会議ツールを使用しての開催となることの同意を得ます。講師がWeb上での講義が初めてまたは不慣れな場合、準備に時間を要することも考えられます。主催側もそうですが、講師側にWeb会議ツールの利用がある人、それを通しての講義の経験がある人がいるとスムーズです。
研修会の資料がある場合、あらかじめ参加者に配布するのか、当日画面を共有するのか、もしくは両方の用意が必要なのか、そういった諸々のことに関して意思の疎通ができると安心です。

STEP
ホストの担当を決める

「ホスト」の担当を明確にします。

ホストとは??

「ホスト」とは、Zoomを立ち上げる人です。
ホストには大きな権限があります(会議の開始と終了、入退室の管理、画面の共有など)。ホストに準じた権限を持つ「共同ホスト」を指定することもでき、全体を通しての重要な役割になります。

ここでは、研修会を主催する立場のひとりがZoomのホストになることをおすすめします。
講師は講義そのものや資料提示の操作(画面共有)などで当日は非常に多用です。また入退室の管理(途中参加も含む)や雑音の処理など、講師には担当しにくい仕事が多くあります。ホストはその業務が多いことから、スマートフォンやタブレットではなくパソコンで操作することをおすすめします。
同時に、インターネットの通信環境も確認しておくことが重要です。当日使用する会場で回線が途切れることなく、かつスムーズに研修会を進行させていくために、十分な速度の通信環境であることを確認しておきましょう。
また、講師側の通信環境や、講義をする際に予想される講師の状況(騒音問題など、Web会議ツールを使用するのに適しているか)も確認しておくと安心です。

STEP
ホストと講師の打ち合わせ

ホストと講師の双方がZoomの利用経験がある・主催経験がある場合は、必要のない手順です。
どちらかが初めて・不慣れな場合は確認しておいたほうがよいでしょう。ホスト側で操作が分からない場合は、ホスト役の経験者など詳しい人に同席してもらいましょう。
あらかじめ講師とZoomでの打合せの日程を決めておきます。ここでの打合せの内容は「Zoomでうまくつながることができるか」、「資料の提示(画面共有)の確認」を意味します。
また、オンライン研修会の講師は、従来の対面型講義よりも用意する資料や準備の多さから、講師の負担が増す場合があります。交通費や宿泊費、移動時間を節約できるとはいえ、講師へのお礼は相応のものを用意しましょう。

1 2 3
よかったらシェアしてね!
  • URLをコピーしました!
  • URLをコピーしました!
目次
閉じる